القيادة الالكترونية داخل المنظمة من خلال منصة يامر Yammer

القيادة الالكترونية

والاتصال الالكتروني الداخلى للمنظمة

من خلال منصة يامر

Yammer

أصبحت القيادة الالكترونية  اليوم متطلب من متطلبات المنظمة الحديثة في الوقت الحاضر. اما ان تقبل التحدي وتفعل دور التقنية في التواصل الهادف الفعال اما ان  تقاوم المنظمة التقنية وتتمسك فقط بالأدوات والوسائل القديمة في التواصل والاتصال. قبل عدة سنوات اعتمد البريد الالكتروني في التواصل بين منسوبي المنظمات فكان القرار استراتيجيا مهما لتطوير العمل داخل وخارج المنظمات. والان جاء دور منصات التواصل المتخصصة للمنظمات في تسهيل وتنظيم وربط منسوبيها  بعضهم ببعض للتواصل والرفع من الانتاجية لتحقيق رؤية واستراتيجية  المنظمة.

منصة يامر  اداة جديدة وطريقة عمل مختلفة تحتاج المنظمات ان تفهمها حتى تعرف كيف يمكن الاستفادة منها الاستفادة القصوى لتحقيق أهدافها. ان القيمة الحقيقة لمنصة يامر هي  المساهمة في تحويل المنظمات الى منظمة متعلمة وذكية. 

منصة يامر  طريقة في التفكير والادارة الالكترونية  اليومية. وفي ظل غياب الهدف الرئيسي والاستراتيجيات لتفعيل منصة يامر يمكن ان تصبح المنصة مكان للتشكي والتظلم وللصراعات. وفي نفس الوقت الرقابة الشديدة والتعسف في وضع القوانين ممكن يقفد يامر قدرته على المساهمة في عملية التحول.

المنظمات التي تبنت منصة يامر في غالبيتها منظمات هرمية , ومنصة يامر في جوهرها تزيل هذه الهرمية في التواصل وتزيل الجدران والمسافات داخل المنظمة. وهنا  يكمن التحدي للمنظمات.  كيف  تتبنى وتدير المنظمة منصة يامر بما يخدم مصالحها  ومصالح منسوبيها المعتبرة؟ 

وقد تم  الاطلاع على خلاصة تجارب شركات كبيرة طبقت رسميا منصة يامر في اعمالها اليومية للتعرف على الدروس المستفادة والعقبات التي واجهتها وكيف تغلبت عليها  وهذه أهم الدروس المستفادة:

أولا –

 ان الاستثمار في منصة يامر يرفع من انتاجية المنظمة ويسرع من حل مشاكلها ولكنه بحاجة للقيادة  الالكترونية التعاونية للبدء في  عملية التحول.

ثانيا –

لا بد من تدريب قادة المنظمة على كيفية قيادة  منصة يامر وتوضيح استراتيجية المؤسسة في الاستخدام الامثل للمنصة. ماذا تريد المنظمة من منصة يامر؟ وكيف يمكن تحقيق ذلك؟ كيف استفادت المنظمات الاخرى من تجربة يامر ؟ لابد من رؤية وخارطة طريق.

ثالثا –

 ان منصة يامر تركز على خمسة  مبادى رئيسية وهي:

1- التواصل : تعارف منسوبي المؤسسة بعضهم ببعض

2-  المشاركة والتفاعل: تبادل الاراء والخبرات والمعلومات من خلال الحوار والنقاش

3- حل المشكلات: طرح المشاكل وايجاد الحلول  

4- التطوير: ادارة المشاريع والدورات واللجان و المبادرات وتكوين فرق العمل

5- التفكير بصوت مسموع. TOL: مفهوم جديد في العمل يساهم في التصميم والبناء المعرفي للمنظمة 

رابعا-

تكمن قوة منصة يامر في تكوين مجموعات المتخصصة وقد يكون العضو في اكثر من مجموعة بناء على تخصصه والاعمال المكلف بها. فالمجموعة المتخصصة تتواصل وتتفاعل وتتبادل المعلومات والخبرات لتطوير عملها وتجويده. 

خامسا-

عقد الدورات القصيرة للتعربف بمنصة يامر والفائدة منه وكيف يمكن استخدامه. وتوجهات المؤسسة. وغقد دورات متقدمة للقيادات بالمنظمة للتعريف بمفهوم القيادة الالكترونية ويمكن ادارة المجموعات المتخصصة وتفعيل الاعضاء المشاركين فيها.

سادسا-

دور العلاقات العامة والجهات ذات الارتباط في عمل الحملة الاعلامية لمنصة يامر لتوضيح توجه المنظمة من استخدام المنصة. فالمنظمة توجه بوصلة يامر وتوضح الاتجاهات التي تريد ان تتحرك فيها وبقية الادارات تدعم وتشجع على التحرك والتفاعل والمشاركة الهادفة من خلال مجموعات التخصص. 

ثامنا:

ادارة الصراعات التي قد تنشأ على منصة يامر  ويفضل ان يكون العلاج بشكل ودي وتعاوني قبل اللجوء للاجراءات  الرسمية. ومحاولة بناء الثقة بين جميع الاطراف. فطبيعة يامر يجمع بين الحوارات الرسمية في العمل والحوارات الاجتماعية العادية. فالرسمية الزايده تفقد منصة يامر الجانب الانساني الاجتماعي للمنظمة. 

تاسعا:

منصة يامر تكون فاعلة عندما تتحول لمجموعات التخصص – اما All company  يكون للاستطلاعات الرأى وشكر الاشخاص المجتهدين في المنظمة والمواضع العامة غير المتخصصة. ولكن عملية التحول تحتاج لاعداد وقناعة من قبل الادارات ذات العلاقة.

عاشرا:

مجموعات الاهتمامات والهوايات. هذه المجموعات مفتوحة للمهتمين بينما مجموعات التخصص فيجمع فيها المتخصصين دون غيرهم للتفاعل والمشاركة وتبادل المعلومات والخبرات. يكون رئيس المجموعة من نفس التخصص ومعه مجموعة لإدارة الجروب وجمع كل اهل التخصص فيه. والهدف من الجروب هو تعرف اهل التخصص بعضهم ببعض وطرح الاسئلة وتبادل المعلومات والخبرات ولتطوير اساليب العمل. ويكون رئيس الجروب مكلف وفريق العمل معه مكلف من الادارة المعنية لتفعيل النقاش والحوار وتبادل المعلومات. الجروب المتخصص مكون من ادارة الجورب واعضاء الجروب.

الحادي عشر:

لم تتمكن معظم المنظمات من ان تجعل كل منسوبيها يشارك و يتفاعل  على منصة يامر. هذا هدف لم يتحقق ولا يتقق بسرعة كما افادت الدراسات التي اجريت على 150 شركة كبيرة تستخدم منصة يامر حول العالم. ولكن نتائج الدراسة اوضحت ان هناك مشاكل كانت تستغرق اشهر في علاجها حلت من خلال المجموعات المتخصصة في ايام. وأن هناك اساليب في العمل جديدة تم تطويرها من خلال المجموعات المتخصصة. كيف نفعل دور المجموعات المتخصصة يحتاج لقيادة الالكترونية. وتنصح الدراسة لعقد دورات القيادة الالكترونية لمجموعات التخصص.

العمل بصوت مسموع - Working out loud

من ضمن المفاهيم الجديدة في العمل مفهوم العمل بصوت مسموع ( Working out loud  ) . ويهدف هذا المفهوم على تشجيع الجميع على المشاركة في تصميم وتطوير العمل بما يخدم أهداف المنظمة. وخاصة عندما تواجه المنظمة تحديات كبيرة فهي بحاجة لجهود الجميع وبحاجة للتعاون والتكامل لتحقيق الريادة والتميز. 

والتفكير والتخطيط الاستراتيجي الابداعي للمنظمات الحديثة يتطلب العمل بصوت مسموع حتى يكون افرادها على علم ودراية بكافة المشاريع والمبادرات التي تقوم بها والتحديات التي تواجهها. وبذلك تخرج المنظمة من العزلة المهنية الداخلية بين اداراتها واقسامها التي تعيشها وتتحول لمنظمة شفافة وتكتسب المصداقية والثقة بين أفرادها مما يشجع على المشاركة والعمل الجماعي الافقي والعامودي.

والعمل بصوت مسموع ليست فوائده فقط عندما تواجه المنشأة او المؤسسة تحديات كبيرة, بل الفائدة موجودة حتى حين القيام بأعمال سهلة. فما تراه سهلا قد يكون صعبا للاخرين وما تراه صعبا قد يقوم به الاخرين بسهولة. فالعمل بصوت مسموع يساعد على تبادل المعلومات والخبرات وبناء علاقات عمل ايجابية داخل المنظمة وبذلك تنمو الخبرة التراكمية داخل المنظمة وتنتقل لكل أقسامها وأفرادها. 

ومن خلال منصة يامر يمكن لافراد المنظمة تطبيق هذا المفهوم بشكل عملي ويومي من خلال المجموعات  المتخصصة ومن خلال المجموعة العامة. العمل بصوت مسموع من خلال منصات يامر يساعد على التعرف على زملاء جدد داخل المنظمة لديهم نفس الاهتمامات ويساعد على ايجاد حلول في عملك وللمنظمة.

مراجع ومواقع ومقالات اجنبية حول الموضوع:

1- How to work out loud
2- working out loud ,first steps
3- streaming it out loud
4- Evolve to a better way of working

التقنية الهادفة - كيف منصة يامر غيرت مفهوم الاتصال الداخلي في المنظمات

"التقنية بلا هدف واضح غير فعاّلة"

استمع لترجمة اللقاء 

التقنية الهادفة - كيف منصة التواصل الاجتماعي ( يامر ) غيّرت مفهوم الاتصال الداخلي في المنظمات؟

في مقابلة بمجلة عالم الاتصال عام 2013 تحدث راف دالويل  مدير عام خدمات العملاء لمنصة يامر في بريطانيا والمانيا وفرنسا,   ومهتم بمنصات التواصل الاجتماعي , تحدث عن التقنية الهادفة وكيف منصة التواصل الاجتماعي للمنظمات يامر غيرت الطريقة ومفهوم  الاتصال داخل المنظمة.

 تحدث راف عن روح التعاون الجديدة داخل المنظمات ودور القادة داخل المنظمة لتبنى منصة يامر من اجل تحقيق أهداف المنظمة بشكل  أسرع وأقوى . واشار ان يامر  منصة تواصل اجتماعي خاصة  للمنظمات وقد صممت بهدف الارتقاء بجودة ووتيرة التواصل والتعاون بين الاقسام والأفراد داخل المنظمة . 

ذكر راف أن قبل 15 سنة  كانت البداية مع البريد الالكتروني  كوسيلة لتسريع التعاون والعمل وتنظيمه داخل المنظمات وقبله الفاكس والتلفون كوسائل للاتصال السريع . ولقد كان في السابق من يقاوم استخدام البريد الالكتروني في العمل  وبعض المدراء لم يروا فائدة من أن يكون لكل موظف بريده الالكتروني الرسمي. واليوم نشاهد قدوم دور منصات التواصل وتقنية السحابة الالكترونية في تسريع واعادة تنظيم العمل اليومي داخل المنظمات.

وفي اللقاء الذى اجري له بالمجلة طرحت عليه  خمسة أسئلة.

السؤال الأول:

1- ماهو الاتصال المفتوح وكيف تستفيد المنظمة منه؟

يرى راف ان المعرفة موجودة في عدة اماكن. في عقول الناس وفي صناديق البريد الالكتروني وفي ملفات محفوظة في غرف الارشيف. العقول والصناديق والغرف كلها اماكن مغلقة. ومن الامكان المغلقة ايضا المناطق الجغرافية واللغات والثقافات المختلفة. وكل هذه تحديات تحاول المنظمات التغلب عليها لتبقى على تواصل سريع ومستمر ومثمر مع جميع العاملين . يامر  قّرب المسافات وفتح المجال لتدفق المعلومات بشكل شفاف وسريع على جميع المستويات وبين كل الاقسام والأفراد داخل المنظمة أفقيا وعموديا .

السؤال الثاني:

2- كيف يكون هناك تعاون وتفعيل لحوار وتواصل هادف داخل المنظمة؟

يرى راف انه للاجابة على هذا السؤال هناك ثلاث نقاط مهمة لابد من أخذها في الاعتبار.

النقطة الاولى:

يرى راف ان هناك ثلاث امور مهمة  الاولى هي الناحية العملية والثانية ماهي اهداف المنظمة من استخدام يامر ؟  والثالث ما هي رؤية المنظمة من استخدام هذه التقنية؟ 

النقطة الثانية:

يرى راف انه على المنظمة تبنى يامر بشكل رسمى في عملياتها اليومية( الاجتماعات - فرق العمل - ادارة المشاريع ... الخ....) . وعلى المنظمة ان تتأكد من أن التقنية سهلة في الدخول عليها وسهلة في الاستخدام.

النقطة الثالثة:

يرى راف انه ان ارادت المنظمة من العاملين فيها تغيير سلوكهم في الاتصال من خلال اعطائهم منصة للحوار والتواصل ونقل المعرفة فعلى المنظمة تدريب وتثقيف العاملين  بالمنظمة بأهداف المنظمة من استخدام يامر , والطريقة المثلى لاستخدام  يامر , والفوائد التي تعود للافراد وللاقسام والادارات من استخدامها. 

السؤل الثالث:

3- ماهي عقبات الانفتاح والشفافية وعقبات التقنية؟

يرى راف أن العقبة الأولى هي أن هناك تصور لدى البعض ان منصة يامر مثل منصة الفسبوك  وسيلة لاضاعة الوقت. وهذا تشبيه غير دقيق . منصة يامر تشبه من حيث الشكل الفيسبوك ولكنها تختلف من حيث الوظيفة والهدف.


والعقبة الثانية هو ابتعاد المدراء بالمنظمة عن المشاركة في منصة يامر نظرا لعدم اقتناعهم بعد بفوائد المنصة. فهم لا يستخدمون المنصة بشكل منتظم . فغيابهم عن المنصة  يعد عقبة أمام تفعيل يامر بالشكل المطلوب.

السؤال الرابع:
4- ما هو نوع ثقافة المنظمة التي تتقبل المشاركة؟

يرى راف أن المنظمات تاريخيا عندما أنشئت كانت في زمن الثورة الصناعية. وذلك تطلب أنشاء منظمات هرمية للعمل بشكل ثابت لفترات زمنية طويلة فكان الاتصال في غالبه في اتجاه واحد عامويا. ولكن في الوقت الحاضر تحتاج المنظمات للتواصل بطريقة عملية وسريعة عاموديا وافقيا إن ارادت ان تكون منافسة ومتمزية في مجالها.

ويرى راف أن هناك خمسة أسئلة لابد من الاجابة عليها بشكل واضح وصريح كي تنحج في تفعيل منصة يامر , وهي:

1- هل تم تفعيل منصة يامر بشكل رسمي للتواصل داخل المنظمة؟
2- هل تم التوضيح بشكل كافي لكل مستويات المنظمة دور منصة يامر في مساعدة المنظمة  بالقيام بعملها بشكل أفضل ؟
3- هل المدراء بالمنظمة  يستخدمون منصة يامر للتواصل بشكل منتظم ؟
4- هل تم تسهيل استخدام منصة يامر والدخول لها من قبل أفراد المنظمة؟
5- هل تم تعريف كل أفراد المنظمة بشكل كافي وواضح الأهداف الأساسية من استخدام المنظمة  منصة يامر؟

ويرى راف أن غياب عنصر واحد سوف يؤثر سلبا على تحقيق الفؤائد المرجوة من منصة يامر. ان مجرد توفير التقنية في حد ذاته لن يصنع الفرق. التقنية بلا هدف ورؤية واضحة لن تكون فعالة وقوية.

السؤال الخامس:
5- ماذا تقول للقيادات داخل المنظمة لتوضيح أهمية التعاون على المنصة؟

يرى راف أن هناك ثلاثة أسئلة للقيادات بالمنظمة

1- هل لديك استراتيجية عمل؟ وبالطبع سوف تكون الاجابة بنعم
2- هل كل من يعمل معك يفهم هذه الاستراتيجية؟
3- هل كل العاملين معك يعرفون كيف ينفذوا هذه الاستراتيجية؟

ان كانت احد الاجابات على أحد هذه الأسئلة  ب"لست متأكدا" هذا يعنى أن هناك مشكلة في الاتصال. لابد من أن يكون هناك تواصلا مستمرا بشكل منتظم لمتابعة سير العمل وتطويره وللتأكد من أن الكل يشارك  ويعمل على تحقيق أهداف واستراتيجية المنظمة.

 إن التقنية الجديدة تحتاج  تبني لثقافة جديدة  تتيح للجميع المشاركة والتفاعل.ولتحقيق ذلك  بشكل هادف لابد ان يكون هناك قبول رسمي و رؤية واضحة لكيفية استخدام منصة يامر لدعم  تنفيذ استراتيجية المنظمة ولتقديم الدعم الإداري الفعّال للمنظمة.

________________________________________________________________

المرجع والرابط:

مجلة : Communication World - العدد 30 - تاريخ الاصدار - 7 اكتوبر 2013

____________________________________________________

تدوينة سابقة:
37 طريقة تستخدم جامعة ام أي اتي الامريكية  منصة يامر - مقال مترجم