"التقنية بلا هدف واضح غير فعاّلة"
التقنية الهادفة - كيف منصة التواصل الاجتماعي ( يامر ) غيّرت مفهوم الاتصال الداخلي في المنظمات؟
في مقابلة بمجلة عالم الاتصال عام 2013 تحدث راف دالويل مدير عام خدمات العملاء لمنصة يامر في بريطانيا والمانيا وفرنسا, ومهتم بمنصات التواصل الاجتماعي , تحدث عن التقنية الهادفة وكيف منصة التواصل الاجتماعي للمنظمات يامر غيرت الطريقة ومفهوم الاتصال داخل المنظمة.
تحدث راف عن روح التعاون الجديدة داخل المنظمات ودور القادة داخل المنظمة لتبنى منصة يامر من اجل تحقيق أهداف المنظمة بشكل أسرع وأقوى . واشار ان يامر منصة تواصل اجتماعي خاصة للمنظمات وقد صممت بهدف الارتقاء بجودة ووتيرة التواصل والتعاون بين الاقسام والأفراد داخل المنظمة .
ذكر راف أن قبل 15 سنة كانت البداية مع البريد الالكتروني كوسيلة لتسريع التعاون والعمل وتنظيمه داخل المنظمات وقبله الفاكس والتلفون كوسائل للاتصال السريع . ولقد كان في السابق من يقاوم استخدام البريد الالكتروني في العمل وبعض المدراء لم يروا فائدة من أن يكون لكل موظف بريده الالكتروني الرسمي. واليوم نشاهد قدوم دور منصات التواصل وتقنية السحابة الالكترونية في تسريع واعادة تنظيم العمل اليومي داخل المنظمات.
وفي اللقاء الذى اجري له بالمجلة طرحت عليه خمسة أسئلة.
السؤال الأول:
1- ماهو الاتصال المفتوح وكيف تستفيد المنظمة منه؟
يرى راف ان المعرفة موجودة في عدة اماكن. في عقول الناس وفي صناديق البريد الالكتروني وفي ملفات محفوظة في غرف الارشيف. العقول والصناديق والغرف كلها اماكن مغلقة. ومن الامكان المغلقة ايضا المناطق الجغرافية واللغات والثقافات المختلفة. وكل هذه تحديات تحاول المنظمات التغلب عليها لتبقى على تواصل سريع ومستمر ومثمر مع جميع العاملين . يامر قّرب المسافات وفتح المجال لتدفق المعلومات بشكل شفاف وسريع على جميع المستويات وبين كل الاقسام والأفراد داخل المنظمة أفقيا وعموديا .
السؤال الثاني:
2- كيف يكون هناك تعاون وتفعيل لحوار وتواصل هادف داخل المنظمة؟
يرى راف انه للاجابة على هذا السؤال هناك ثلاث نقاط مهمة لابد من أخذها في الاعتبار.
النقطة الاولى:
يرى راف ان هناك ثلاث امور مهمة الاولى هي الناحية العملية والثانية ماهي اهداف المنظمة من استخدام يامر ؟ والثالث ما هي رؤية المنظمة من استخدام هذه التقنية؟
النقطة الثانية:
يرى راف انه على المنظمة تبنى يامر بشكل رسمى في عملياتها اليومية( الاجتماعات - فرق العمل - ادارة المشاريع ... الخ....) . وعلى المنظمة ان تتأكد من أن التقنية سهلة في الدخول عليها وسهلة في الاستخدام.
النقطة الثالثة:
يرى راف انه ان ارادت المنظمة من العاملين فيها تغيير سلوكهم في الاتصال من خلال اعطائهم منصة للحوار والتواصل ونقل المعرفة فعلى المنظمة تدريب وتثقيف العاملين بالمنظمة بأهداف المنظمة من استخدام يامر , والطريقة المثلى لاستخدام يامر , والفوائد التي تعود للافراد وللاقسام والادارات من استخدامها.
السؤل الثالث:
3- ماهي عقبات الانفتاح والشفافية وعقبات التقنية؟
يرى راف أن العقبة الأولى هي أن هناك تصور لدى البعض ان منصة يامر مثل منصة الفسبوك وسيلة لاضاعة الوقت. وهذا تشبيه غير دقيق . منصة يامر تشبه من حيث الشكل الفيسبوك ولكنها تختلف من حيث الوظيفة والهدف.
والعقبة الثانية هو ابتعاد المدراء بالمنظمة عن المشاركة في منصة يامر نظرا لعدم اقتناعهم بعد بفوائد المنصة. فهم لا يستخدمون المنصة بشكل منتظم . فغيابهم عن المنصة يعد عقبة أمام تفعيل يامر بالشكل المطلوب.
السؤال الرابع:
4- ما هو نوع ثقافة المنظمة التي تتقبل المشاركة؟
يرى راف أن المنظمات تاريخيا عندما أنشئت كانت في زمن الثورة الصناعية. وذلك تطلب أنشاء منظمات هرمية للعمل بشكل ثابت لفترات زمنية طويلة فكان الاتصال في غالبه في اتجاه واحد عامويا. ولكن في الوقت الحاضر تحتاج المنظمات للتواصل بطريقة عملية وسريعة عاموديا وافقيا إن ارادت ان تكون منافسة ومتمزية في مجالها.
ويرى راف أن هناك خمسة أسئلة لابد من الاجابة عليها بشكل واضح وصريح كي تنحج في تفعيل منصة يامر , وهي:
1- هل تم تفعيل منصة يامر بشكل رسمي للتواصل داخل المنظمة؟
2- هل تم التوضيح بشكل كافي لكل مستويات المنظمة دور منصة يامر في مساعدة المنظمة بالقيام بعملها بشكل أفضل ؟
3- هل المدراء بالمنظمة يستخدمون منصة يامر للتواصل بشكل منتظم ؟
4- هل تم تسهيل استخدام منصة يامر والدخول لها من قبل أفراد المنظمة؟
5- هل تم تعريف كل أفراد المنظمة بشكل كافي وواضح الأهداف الأساسية من استخدام المنظمة منصة يامر؟
ويرى راف أن غياب عنصر واحد سوف يؤثر سلبا على تحقيق الفؤائد المرجوة من منصة يامر. ان مجرد توفير التقنية في حد ذاته لن يصنع الفرق. التقنية بلا هدف ورؤية واضحة لن تكون فعالة وقوية.
السؤال الخامس:
5- ماذا تقول للقيادات داخل المنظمة لتوضيح أهمية التعاون على المنصة؟
يرى راف أن هناك ثلاثة أسئلة للقيادات بالمنظمة
1- هل لديك استراتيجية عمل؟ وبالطبع سوف تكون الاجابة بنعم
2- هل كل من يعمل معك يفهم هذه الاستراتيجية؟
3- هل كل العاملين معك يعرفون كيف ينفذوا هذه الاستراتيجية؟
ان كانت احد الاجابات على أحد هذه الأسئلة ب"لست متأكدا" هذا يعنى أن هناك مشكلة في الاتصال. لابد من أن يكون هناك تواصلا مستمرا بشكل منتظم لمتابعة سير العمل وتطويره وللتأكد من أن الكل يشارك ويعمل على تحقيق أهداف واستراتيجية المنظمة.
إن التقنية الجديدة تحتاج تبني لثقافة جديدة تتيح للجميع المشاركة والتفاعل.ولتحقيق ذلك بشكل هادف لابد ان يكون هناك قبول رسمي و رؤية واضحة لكيفية استخدام منصة يامر لدعم تنفيذ استراتيجية المنظمة ولتقديم الدعم الإداري الفعّال للمنظمة.
________________________________________________________________
يرى راف أن العقبة الأولى هي أن هناك تصور لدى البعض ان منصة يامر مثل منصة الفسبوك وسيلة لاضاعة الوقت. وهذا تشبيه غير دقيق . منصة يامر تشبه من حيث الشكل الفيسبوك ولكنها تختلف من حيث الوظيفة والهدف.
والعقبة الثانية هو ابتعاد المدراء بالمنظمة عن المشاركة في منصة يامر نظرا لعدم اقتناعهم بعد بفوائد المنصة. فهم لا يستخدمون المنصة بشكل منتظم . فغيابهم عن المنصة يعد عقبة أمام تفعيل يامر بالشكل المطلوب.
السؤال الرابع:
4- ما هو نوع ثقافة المنظمة التي تتقبل المشاركة؟
يرى راف أن المنظمات تاريخيا عندما أنشئت كانت في زمن الثورة الصناعية. وذلك تطلب أنشاء منظمات هرمية للعمل بشكل ثابت لفترات زمنية طويلة فكان الاتصال في غالبه في اتجاه واحد عامويا. ولكن في الوقت الحاضر تحتاج المنظمات للتواصل بطريقة عملية وسريعة عاموديا وافقيا إن ارادت ان تكون منافسة ومتمزية في مجالها.
ويرى راف أن هناك خمسة أسئلة لابد من الاجابة عليها بشكل واضح وصريح كي تنحج في تفعيل منصة يامر , وهي:
1- هل تم تفعيل منصة يامر بشكل رسمي للتواصل داخل المنظمة؟
2- هل تم التوضيح بشكل كافي لكل مستويات المنظمة دور منصة يامر في مساعدة المنظمة بالقيام بعملها بشكل أفضل ؟
3- هل المدراء بالمنظمة يستخدمون منصة يامر للتواصل بشكل منتظم ؟
4- هل تم تسهيل استخدام منصة يامر والدخول لها من قبل أفراد المنظمة؟
5- هل تم تعريف كل أفراد المنظمة بشكل كافي وواضح الأهداف الأساسية من استخدام المنظمة منصة يامر؟
ويرى راف أن غياب عنصر واحد سوف يؤثر سلبا على تحقيق الفؤائد المرجوة من منصة يامر. ان مجرد توفير التقنية في حد ذاته لن يصنع الفرق. التقنية بلا هدف ورؤية واضحة لن تكون فعالة وقوية.
السؤال الخامس:
5- ماذا تقول للقيادات داخل المنظمة لتوضيح أهمية التعاون على المنصة؟
يرى راف أن هناك ثلاثة أسئلة للقيادات بالمنظمة
1- هل لديك استراتيجية عمل؟ وبالطبع سوف تكون الاجابة بنعم
2- هل كل من يعمل معك يفهم هذه الاستراتيجية؟
3- هل كل العاملين معك يعرفون كيف ينفذوا هذه الاستراتيجية؟
ان كانت احد الاجابات على أحد هذه الأسئلة ب"لست متأكدا" هذا يعنى أن هناك مشكلة في الاتصال. لابد من أن يكون هناك تواصلا مستمرا بشكل منتظم لمتابعة سير العمل وتطويره وللتأكد من أن الكل يشارك ويعمل على تحقيق أهداف واستراتيجية المنظمة.
إن التقنية الجديدة تحتاج تبني لثقافة جديدة تتيح للجميع المشاركة والتفاعل.ولتحقيق ذلك بشكل هادف لابد ان يكون هناك قبول رسمي و رؤية واضحة لكيفية استخدام منصة يامر لدعم تنفيذ استراتيجية المنظمة ولتقديم الدعم الإداري الفعّال للمنظمة.
________________________________________________________________
____________________________________________________
تدوينة سابقة:
37 طريقة تستخدم جامعة ام أي اتي الامريكية منصة يامر - مقال مترجم
تدوينة سابقة:
37 طريقة تستخدم جامعة ام أي اتي الامريكية منصة يامر - مقال مترجم
